Frank Pouwer Historische Bouwmaterialen: ’Smart Trade viel op door hun ervaring in de houthandel.’
Klantverhaal Frank Pouwer Historische Bouwmaterialen
Geen standaard software, omdat Frank Pouwer geen standaard hout verkoopt. Particulieren en zakelijke klanten kopen er materialen met karakter. Planken, balken en vloerdelen worden gebruikt voor diverse projecten, zoals interieur aankleding, bouwprojecten en maatwerkmeubels. Vaak gebruikt en soms eeuwenoud, maar altijd uniek. “Omdat geen stuk hout hetzelfde is, zochten we naar software door een bedrijf dat de houthandel echt begrijpt.”
De implementatie werd begeleid door Rosanne Verloop, die het gebruikte als haar afstudeerproject. Ze vertelt: “We werkten voorheen letterlijk met bonnenblokken en een prikbord. Nu hebben we met Smart Trade grip, overzicht én een toekomstbestendig systeem.” Het bedrijf wilde professionaliseren, met behoud van de eigen werkwijze. “Dat moet wel, omdat we werken met unieke producten.”
Wat is Smart Trade?
Smart Trade is slimme bedrijfssoftware waarmee je meer voor elkaar krijgt. We combineren kassamodules, inkoop- en verkoopmodules, voorraadbeheer en logistieke software en alles op het gebied van ticketing, planning en (actie)prijzen. Wij helpen je jouw bedrijf en processen te automatiseren. Gebruik één pakket voor jouw bedrijf en houd het overzichtelijk en eenvoudig voor iedereen die ermee werkt.
Uitdaging: magazijn en showroom in één
Frank Pouwer is gespecialiseerd in historisch hout: zoals gebruikt eiken dat in schuren, kastelen of oude gebouwen heeft gezeten. Van toiletplankje tot complete constructies, het hout wordt verwerkt in kleine en grote projecten. “Veel klanten komen zelf, bij ons op locatie, uitzoeken wat ze willen,” legt Rosanne uit. “Het assortiment is daardoor lastig te standaardiseren. Elke plank of balk is anders in maat, uitstraling en afwerking. Daardoor is het heel lastig om dit goed te beheren met traditionele software.”
Daarom werkte het bedrijf jarenlang met een eigen ‘systeem’: handgeschreven bonnen, een beknopt ordersysteem en een boekhoudprogramma die hier niet aan gekoppeld waren. “Als klanten na een paar maanden vroegen naar een kopie van hun bon, moesten we soms door ordners bladeren om die terug te vinden. Dat is niet meer van deze tijd.”
Probeer het gratis 30 dagen uit.
Ontdek zelf hoe Smart Trade jouw bedrijfsprocessen efficiënter maakt. Vraag vandaag nog jouw gratis 30-daagse proefversie aan en ervaar de voordelen van onze complete software.
✓ Geen verplichtingen
✓ Volledige toegang tot alle functionaliteiten
✓ Ervaar zelf hoe Smart Trade jouw bedrijfsvoering stroomlijnt
Oplossing: ervaring in de houthandel
De keuze voor Smart Trade werd gemaakt na een vergelijking van verschillende aanbieders. “We waren op zoek naar iets wat echt paste bij ons product en onze processen,” zegt Rosanne. “Smart Trade viel op door hun ervaring in de houthandel. Ze begrijpen dat een prijs, in een bedrijf zoals de onze, door meerdere factoren wordt opgebouwd. En dat je deze moet kunnen verwerken in je prijsberekening en artikelen.”
Die branchekennis was doorslaggevend. Waar andere aanbieders bleven hangen in generieke systemen, bood Smart Trade specifieke functionaliteiten zoals:
- Automatische prijsberekening op basis van meerdere factoren (afmetingen in m2, m3 en met meerdere toeslagen)
- Geavanceerd artikelbeheer voor unieke producten
- Een uitgebreide transportmodule voor het plannen van leveringen
Rosanne: “Voorheen werkten we met een landkaart vol magneetjes om onze leveringen te plannen. De planner bedacht dan handmatig de meest logische route. Nu geeft Smart Trade inzicht in de afleverlocaties, worden er automatisch routes gegenereerd en is er meer inzicht voor de naaste collega’s van de planner. Dat maakt een wereld van verschil.”
‘De eerste weerstand verdween snel’
De implementatie verliep soepel. Rosanne, die het project begeleidde als afstudeeropdracht, stelde een team samen, hield vergaderingen en werkte een strak projectplan uit. “Dat gaf houvast. We werkte met een projectteam en hadden nog nooit op deze manier aan een project gewerkt, dus dat was ook wel nodig.,” vertelt ze. “We hebben meerdere collega’s die al 10 tot 15 jaar op de oude manier werkten. Voor veel van hen was dit de eerste keer dat ze met software gingen werken. Dan is het logisch dat er wat weerstand is.”
Toch viel het in de praktijk alles mee. “Het kantelpunt waarna collega’s die eerst wat weerstand hadden, de voordelen ervan inzagen kwam sneller dan verwacht.” Verkopers kunnen nu zelf relaties opzoeken en orders terugvinden. Er is meer betrokkenheid in het gehele orderproces, omdat ze alles digitaal kunnen volgen. De samenwerking in het team verloopt ook goed. Tijdens de implementatieperiode werd er nauw samengewerkt. De collega’s met jaren aan productkennis en de collega’s met de software kennis moesten nauw samenwerken, elkaar helpen en van elkaar leren. Dit zorgde voor nieuwe samenwerkingen, wat het teamgevoel echt versterkte. “Als je eenmaal de basis begrijpt, werkt het heel intuïtief.”
.webp?1713442191){kind=logo}
Resultaat: slim artikelbeheer voor complex hout
Een van de grootste pluspunten is volgens Rosanne het artikelbeheer. “We verkopen geen standaardproducten, dus een simpele ‘stukprijs’ werkt niet. Voorheen moesten we alles handmatig uitrekenen met prijstabellen en een rekenmachine. Nu doet Smart Trade dat automatisch voor ons.”
De software berekent de juiste prijs op basis van de ingevoerde maten en toeslagen, zoals lengte- of breedtetarieven. “Dat scheelt enorm veel tijd én voorkomt fouten.”
Naast het artikelbeheer is ook de transportmodule een grote meerwaarde. “Smart Trade blinkt daar echt in uit,” aldus Rosanne. “We hebben nu overzicht van alle leveringen, de bijbehorende adressen en kunnen logische routes plannen. Collega’s kunnen makkelijk inspringen, ook als degene die normaal de planning maakt even niet beschikbaar is.”
Verder is ook de facturatie strakker geregeld. “Voordat we met Smart Trade begonnen te werken hadden we niet zo’n precieze aansluiting met onze boekhouding. Het was veel werk om handmatig de koppeling te leggen tussen ons ordersysteem en de boekhouding. Het verschil tussen geoffreerde en gefactureerde omzet was onduidelijk en dit vergde allemaal heel veel administratieve handelingen. We waren constant administratieve brandjes aan het blussen.,” vertelt ze. “Nu hebben we duidelijke statussen en kunnen we in één oogopslag zien welke orders er nog lopen. En als een klant vraagt naar een oudere factuur? Dan zoeken we die binnen een paar seconden op in het systeem.”
Betrokken support en fijne samenwerking
Wat Rosanne het meest waardeert, is de samenwerking met Smart Trade zelf. “We zijn heel goed begeleid. We hebben één aanspreekpunt die altijd bereikbaar is, snel reageert en waar nodig andere collega’s inschakelt. Dat geeft veel vertrouwen.”
Ook de fysieke aanwezigheid op locatie maakte het verschil. “Ze zijn een paar keer bij ons langsgekomen, omdat je het soms gewoon moet zien om het te snappen. Dat kon niet bij alle andere aanbieders die we hebben bekeken. Die deden alles liever online. Smart Trade schakelt snel, denkt mee en is oprecht enthousiast. Dat voel je.”
De implementatie is nog niet eens helemaal afgerond, maar het verschil is nu al merkbaar. “We hebben overzicht, grip op processen en ervaren minder frustratie bij terugkerende taken,” vat Rosanne samen. “Het is geen extra werk, het is vooral slimmer werken. En dat past precies bij hoe wij willen werken als bedrijf.”
Wat ze andere houthandels of bouwmaterialenbedrijven zou adviseren? “Laat je goed informeren, kies software die past bij je product- en bedrijfsvoering, en zorg dat je genoeg tijd en mensen vrijmaakt voor de implementatie. Werk vervolgens met een partij die je echt begrijpt. Voor ons is dat Smart Trade.”
Plan een demo of kennismakingsgesprek
U hoeft ons niet op ons woord te geloven, we komen het graag demonstreren. Wilt u meer weten? Of een demo plannen om de software zelf te ervaren?
Neem contact met ons op, dan vertellen we u graag meer.