"Je hoeft het maar op één plek aan te passen en het staat overal goed"
Kooyman B.V.
Hoe houd je overzicht als voorraad, orders, planning en klantvragen de hele dag door elkaar lopen? Voor Kooyman B.V. werd dat steeds lastiger. Het bedrijf groeide, de processen werden complexer en handmatig werken kostte steeds meer tijd. Daarom stapten ze in 2012 over op Smart Trade: "Je hoeft maar op één plek iets te wijzigen en het staat meteen overal goed."
Van grondverzetbedrijf naar sierbestrating en tuinhout
Het familiebedrijf Kooyman begon ooit als grondverzetbedrijf en breidde later uit met de handel in sierbestrating. Daardoor groeide ook de behoefte aan software die echt aansloot op de dagelijkse praktijk. Voor de overstap werkte Kooyman met een systeem dat eigenlijk bedoeld was voor agrarische bedrijven. Annemarie Kooijman, tweede generatie, legt uit: "Als er iets veranderde, moesten we dat in het systeem aanpassen, op de website én in de prijslijsten. Dat waren te veel losse handelingen."
Veel handmatig werk
Het voorraadbeheer en de administratie verliepen ook grotendeels handmatig. "Veel voorraad zat gewoon in ons hoofd. Als ik er nu op terugkijk, vraag ik me af hoe we ooit zo gewerkt hebben." Annemarie ontdekte tijdens het eerste gesprek met Smart Trade hoeveel processen eenvoudiger konden. Het bedrijf had behoefte aan meer overzicht en minder handmatig werk. Al snel werd duidelijk dat dit met de Smart Trade software opgelost kon worden én dat er nog veel meer mogelijk was.
Software die de branche begrijpt
Volgens Annemarie merk je aan alles dat Smart Trade branchegericht is ontwikkeld. "In het systeem staat direct de informatie die voor ons werk belangrijk is, zoals afpastoeslagen, palletgegevens, verpakkingen en afname-eenheden. Alles staat gewoon bij het artikel. Dat scheelt enorm veel uitzoekwerk."
Een van de grootste voordelen is het actuele inzicht in de voorraad. Niet alleen de eigen voorraad is zichtbaar, maar ook die van aangesloten leveranciers. Hierdoor kan Annemarie klanten tijdens een verkoopgesprek direct vertellen wanneer iets leverbaar is. "Veel klanten willen het liefst morgen al aan de slag. Dan is het fijn dat je meteen antwoord kunt geven."
Ritten plannen met de chauffeursmodule
De transportplanning verloopt inmiddels ook heel anders dan vroeger. Waar chauffeurs voorheen steeds nieuwe bonnen moesten ophalen, werken zij nu met tablets waarop alle ritten zichtbaar zijn. Annemarie: "Daardoor kan ik tijdens een gesprek met een klant direct de planning openen en een afleverafspraak maken." De chauffeursmodule helpt om ritten handig te combineren. Als meerdere bestellingen dezelfde kant op gaan, kunnen die samen worden ingepland. "Zo hoeft een chauffeur niet voor één kleine bestelling apart te rijden."
Minder wachten op het terrein
Met de terreinmodule heeft Smart Trade ook veel veranderd. Volgens Annemarie reden klanten voorheen eerst het terrein op, werd er een handgeschreven briefje gemaakt en moesten ze daarna opnieuw naar binnen om alles af te handelen. "Nu melden klanten zich eerst binnen. De opdracht verschijnt daarna direct op de tablet van de heftruckchauffeur."
De heftruckchauffeur ziet meteen wat er nodig is en waar de bestelling klaarstaat. Dat voorkomt misverstanden en wachttijden. "Voorheen stonden klanten soms te wachten zonder dat iemand wist dat ze er waren. Nu krijgt de heftruckchauffeur direct een taak binnen." Voor klanten is het proces duidelijker en zijn wachttijden korter. Voor medewerkers geeft het meer rust en overzicht op het terrein.
Smart Trade-modules werken samen
Inmiddels gebruikt Kooyman vrijwel alle modules van Smart Trade. Van offertes en orders tot kassaverkoop, facturatie, planning en het klantportaal. Annemarie: "Juist doordat alle modules op elkaar aansluiten, sluiten de werkzaamheden ook beter op elkaar aan en hoeven gegevens niet telkens opnieuw te worden ingevoerd."
De leverancierskoppelingen leveren veel tijdwinst op. Prijslijsten, afbeeldingen en productinformatie worden automatisch ingelezen. "Dat scheelt veel voorbereiding, zeker richting een nieuw seizoen waarin prijzen en assortimenten vaak veranderen."
Vooral niet twijfelen
Voor bedrijven die nog twijfelen, is Annemarie duidelijk: "Vooral niet twijfelen. Ga het gewoon ervaren. Als je het eenmaal gebruikt, wil je nooit meer terug." En dat geldt volgens haar niet alleen voor sierbestratingsbedrijven. "Ook voor andere typen bedrijven die werken met voorraad, producten en kassasystemen is Smart Trade heel geschikt."
Plan een demo of kennismakingsgesprek
U hoeft ons niet op ons woord te geloven, we komen het graag demonstreren. Wilt u meer weten? Of een demo plannen om de software zelf te ervaren?
Neem contact met ons op, dan vertellen we u graag meer.