"We zochten heel specifiek naar een compleet pakket"
Nieuwenhuis Buitenleven
Nieuwenhuis Buitenleven in Nieuw-Vennep biedt 4.500 vierkante meter tuininspiratie. Niet als traditioneel tuincentrum, maar met een duidelijke focus op overkappingen, samenwerkingen met hoveniers en basistuinmaterialen, zoals bestrating, schuttingen, tuinverlichting en muurelementen.
Al sinds 2016 klant
Sinds 2016 werkt Nieuwenhuis Buitenleven met Smart Trade. In die jaren ontwikkelde het bedrijf zich verder en groeide de software mee. Inmiddels worden verschillende belangrijke bedrijfsprocessen vanuit één systeem aangestuurd. "We zochten heel specifiek naar een compleet pakket", vertelt Rineke Emens, medewerker Finance en HR.
De keuze voor Smart Trade werd in 2016 mede gemaakt op basis van goede ervaringen van andere bedrijven in de regio. "We wisten dat de software populair was bij leveranciers van bestrating. Toen we ontdekten dat de software ook voor groothandels, tuincentra en gespecialiseerde bedrijven zoals wij was doorontwikkeld, raakten we in gesprek."
"We gebruiken bewust veel modules"
In de jaren daarna ontwikkelde de software zich verder. "We gebruiken bewust veel modules van de software, omdat we merken dat het daardoor allemaal heel goed samenwerkt." Nieuwenhuis Buitenleven maakt gebruik van de voorraadmodule, de inkoopmodule met besteladvies, leverancierskoppelingen en de planningsapp.
Geen controlerondjes meer over het terrein
De eerdere software werd voornamelijk gebruikt om de voorraad bij te houden, maar een betrouwbaar overzicht ontbrak. Emens: "Met onze oude systemen liepen we vaak nog een rondje over het terrein om te controleren of de aangegeven voorraad inderdaad klopte met wat er beschikbaar was." Dat moest anders.
Verschillende werkwijzen in één systeem
Nieuwenhuis Buitenleven richt zich op zowel particulieren als hoveniers. Dat vraagt om verschillende werkwijzen. "Zakelijke klanten kopen veelal op rekening en betalen achteraf. In veel gevallen gebruiken ze zelfs een koppeling met ons systeem, waardoor er veel geautomatiseerd gebeurt", vertelt Emens. "Particulieren komen juist naar de vestiging, doen hun aankopen en rekenen direct af. De wens was om beide werkwijzen vanuit één systeem te beheren en zo het overzicht te behouden."
Een directe koppeling met hoveniers
Een aantal hoveniers waarmee Nieuwenhuis Buitenleven samenwerkt, werkt ook met Smart Trade. Daardoor kunnen zij kiezen voor een koppeling tussen Nieuwenhuis Buitenleven en hun eigen Smart Trade-omgeving. "Zo kunnen hoveniers veel makkelijker offertes maken, factureren en de artikelen die zij gebruiken in de tuinen bij ons bestellen. Het omzetten van een offerte aan hun klant naar een order bij ons is met een paar klikken geregeld."
Vooral de grotere hoveniers met meer orders en offertes maken gebruik van deze koppeling. "Dat scheelt ze veel werk, omdat het niet meer nodig is om een verzoek van de klant over te typen in een e-mail en daarna door te zetten naar ons. Wat de hovenier zelf niet op voorraad heeft, kan in één keer bij ons worden besteld."
Makkelijker inkopen met besteladvies
Dankzij de voorraadmodule en het besteladvies verloopt het inkoopproces een stuk makkelijker. "Het kost onze inkopers minder tijd en we hebben inzicht in doorlooptijden, waardoor we soms grotere bestellingen vooruit kunnen doen om te voldoen aan de minimale levervoorwaarden van leveranciers."
Altijd inzicht in de planning
"Dankzij de planningsapp kunnen onze eigen monteurs voor de overkappingen precies zien welk werk er voor hen ingepland staat", legt Emens uit. "De werkvoorbereider heeft het volledige overzicht en kan aanpassingen doen. En de collega's van de administratie kunnen meekijken en de facturatie regelen."
Op locatie gebruiken monteurs een tablet om de planning en de volledige order van de klant te bekijken, inclusief materialen en digitale tekeningen. "Heel handig als je buiten loopt, omdat geprinte tekeningen vaak bleven liggen bij de klant of nat werden op regenachtige dagen."
Betrokken ondersteuning
Emens kijkt positief naar de samenwerking: "Smart Trade is vanaf het begin heel betrokken geweest. Zowel tijdens de implementatie als wanneer ze nieuwe onderdelen of modules komen uitleggen. Wanneer ondersteuning nodig is, kan Smart Trade snel schakelen. Dat kan op afstand of, als dat nodig is, op locatie."
Nieuwenhuis Buitenleven waardeert de service van Smart Trade: "Voorheen hadden we een apart contract bij de leverancier van de pinautomaten. Als het systeem een keer niet werkte, namen we contact op, maar verwezen ze ons vaak door naar Smart Trade. Die moesten dan uitzoeken waar het aan lag en of het aan hun software lag. Inmiddels heeft Nieuwenhuis Buitenleven dit bij Smart Trade ondergebracht. Emens: "Zij lossen het op als er iets een keer niet werkt."
Meer modules betekent minder werk
Voor bedrijven die overwegen met Smart Trade te gaan werken, heeft Emens nog één advies. "Houd je het bij een paar losse modules? Dan blijf je jezelf veel werk bezorgen, omdat je informatie blijft overtypen van het ene naar het andere systeem. Daardoor kunnen gemakkelijk fouten ontstaan. Smart Trade is daarom echt de moeite waard."
Plan een demo of kennismakingsgesprek
U hoeft ons niet op ons woord te geloven, we komen het graag demonstreren. Wilt u meer weten? Of een demo plannen om de software zelf te ervaren?
Neem contact met ons op, dan vertellen we u graag meer.