De term 'ticketing' komt uit de IT-wereld en beschrijft een manier om werkzaamheden binnen bedrijven te plannen en te beheren. Een 'ticket' is een digitaal document waarin één proces, bijvoorbeeld een klantopdracht, van begin tot eind wordt vastgelegd. Zo’n ticket bestaat uit een aantal vaste velden, zoals een naam en omschrijving. Je kunt daarnaast ook ‘vrije velden’ toevoegen om informatie op te slaan die specifiek voor jouw bedrijfsvoering relevant is.

Kracht van eigen ticketingsoftware
De ontwikkeling van de ticketingsoftware die we nu gebruiken, was een vervolg op eerdere ervaringen met andere systemen. “Hierdoor wisten we wat we wél en niet wilden. En omdat we zelf software ontwikkelen, konden we gericht aan de slag met onze eigen ticketingsoftware,” legt Roy Smeding uit. Bij de ontwikkeling spelen Smart Trade’s ontwikkelaar Roy Smeding en consultant Arnoud van Herpen een centrale rol.

De software is vergelijkbaar met een projectmanagementtool zoals Trello. Roy: “We willen de software zo maken dat die zowel bij simpele als complexe situaties goed bruikbaar is.” Voor sommige bedrijven is het genoeg om tickets aan te maken met maar één taak. Je houdt dan alleen bij dat er een opdracht is en of die al voltooid is. Maar werk je met projecten die meerdere afdelingen en medewerkers betreffen? Ook dan kun je dit volledig inrichten binnen het systeem.

“Elke afdeling krijgt een overzicht met alleen de voor hen relevante werkzaamheden van een ticket.”

Efficiënt ticketbeheer
Arnoud legt uit: “Stel, je hebt een ticket met vier taken. Iedere taak moet door een andere afdeling worden opgepakt. Als taak één is afgerond, komt taak twee pas in beeld bij de volgende afdeling.” Roy vult aan: “Het idee is dat iedere afdeling een eigen overzicht heeft waarin ze alleen zien wat op dat moment voor hen belangrijk is. Maar als het nodig is, kun je altijd het hele traject van een ticket terugzien.”

Naast het plannen en afronden van werkzaamheden, kun je ook andere zaken registreren die tijdens een project gebeuren. Denk aan een klant die vraagt naar de status of een medewerker die merkt dat een machine kapot is. Zulke opmerkingen kun je toevoegen aan het ticket, zodat deze informatie later terug te vinden is.

Roy: “Daarnaast kunnen medewerkers hun gewerkte uren per ticket registreren. Ze geven daarbij aan welk type werk ze deden en eventueel bijzonderheden. Die uren kun je dan doorberekenen aan klanten of gebruiken om je inschattingen naar klanten toe te verbeteren.”

Automatiseer bedrijfsprocessen
Een belangrijk aspect van deze software is dat het niet alleen gaat om taakbeheer, maar ook om automatisering. Je kunt systemen en overzichtspagina’s met elkaar koppelen, wat zorgt voor een efficiënt werkproces. Tickets zijn overzichtelijk te beheren, te filteren, en de volledige geschiedenis blijft inzichtelijk.

Het innovatieve bedrijf Smart Bulb start deze maand met onze ticketingoplossing. Arnoud: “Ze kunnen niet alleen tickets beheren, maar ook gewerkte uren direct factureren aan hun klanten. Het doel is dat Smart Bulb uiteindelijk procesmatig van begin tot eind met onze software werkt.”

“De ticketingmodule sluit naadloos aan op andere modules.”

Koppel de ticketingmodule aan assets
De ticketingmodule sluit naadloos aan op andere modules binnen het systeem van Smart Trade, zoals de order- en relatiemodule. Zo kun je offertes, orders en assets aan elkaar koppelen. Voer je bijvoorbeeld een reparatie uit aan een PC die als asset in het systeem staat? Dan wordt dit vastgelegd in een ticket, inclusief opmerkingen, gebruikte materialen en de reparatiehistorie. Zo heb je altijd een compleet overzicht van alle relevante informatie.

We streven ernaar de ticketingmodule per 2025 beschikbaar te maken voor onze klanten. Ben je nieuwsgierig geworden en wil je als een van de eersten gebruikmaken van deze nieuwe module? Of heb je al een idee hoe jouw bedrijf hiervan kan profiteren?