“Met Smart Trade kunnen we sneller schakelen met leveranciers én klanten”
D'Ouwe Steen
Voor D’Ouwe Steen uit Amersfoort draait het dagelijks om overzicht, snelheid en betrouwbaarheid. Het bedrijf is specialist in sierbestrating en alles wat daarbij komt kijken. In 2024 stapte het bedrijf over op de software van Smart Trade. “Veel van onze leveranciers zijn gekoppeld met Smart Trade, waardoor we besloten over te stappen.”
Wat is Smart Trade?
Smart Trade is slimme bedrijfssoftware waarmee je meer voor elkaar krijgt. We combineren kassamodules, inkoop- en verkoopmodules, voorraadbeheer en logistieke software en alles op het gebied van ticketing, planning en (actie)prijzen. Wij helpen je jouw bedrijf en processen te automatiseren. Gebruik één pakket voor jouw bedrijf en houd het overzichtelijk en eenvoudig voor iedereen die ermee werkt.
Familiebedrijf sinds 1992
Het familiebedrijf bestaat sinds 1992 en begon ooit met de verkoop van oude klinkers. “Vandaar ook de naam”, vertelt directeur en tweede generatie Jeroen Groenendijk. Inmiddels is D’Ouwe Steen uitgegroeid tot specialist in tuinmaterialen en alles wat daarbij komt kijken. Van betonbestrating en gebakken klinkers tot natuursteen, grind, split, verlichting en kunstgras.
Leverancierskoppeling gaf de doorslag
Voordat D’Ouwe Steen met Smart Trade werkte, draaide het bedrijf op King Software. Dat systeem werd gebruikt voor voorraadbeheer, kassawerkzaamheden en de boekhouding. “King Software werkte perfect voor ons, dus we hadden niet direct een reden om over te stappen.”
Toch liep het bedrijf tegen beperkingen aan in de samenwerking met leveranciers. Veel processen rondom bestellen en gegevensuitwisseling konden nog beter ingericht worden. Om dit te verbeteren, maakte D’Ouwe Steen de overstap naar Smart Trade. “Veel leveranciers zijn gekoppeld met Smart Trade, dus door over te stappen werd dat proces makkelijker.”
Sneller bestellen en factureren
Een van de grootste voordelen van de leverancierskoppeling, is volgens Jeroen dat bestellingen direct vanuit Smart Trade worden doorgestuurd naar leveranciersportalen. “Daardoor kunnen we snel en gemakkelijk bestellen. Dat is een groot voordeel.” Ook de facturatie verloopt efficiënter dan voorheen.
Facturen worden direct met betaallinks verstuurd, waardoor betalingen sneller binnenkomen. “Dat werkt heel prettig. Betalingen komen makkelijker en sneller op gang.” Daarnaast gebruikt D’Ouwe Steen een klantportaal via de koppeling tussen Smart Trade en Lined. Klanten kunnen daar zelf openstaande facturen, offertes, orders en inkoopprijzen bekijken.
Inzicht in actuele voorraad
Voorraadbeheer is voor D’Ouwe Steen een belangrijk onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Met de voorraadmodule binnen Smart Trade heeft het team real-time inzicht in de eigen voorraad, zodat klanten direct goed geholpen kunnen worden. Dankzij de leverancierskoppeling kan D’Ouwe Steen de voorraden van de meeste leveranciers bekijken, waardoor het totale voorraadinzicht verder is uitgebreid.
Tegelijkertijd is Jeroen ook eerlijk over de huidige situatie. “De voorraadmodule levert ons nu nog niet direct meer voordelen op dan wat we eerder met King Software hadden. Dat werkte toen ook gewoon goed.” Vooral rondom voorraadbalansen en voorraadcontroles ziet hij nog verbeterpunten binnen Smart Trade. “Maar ik merk dat daar echt actief aan wordt gewerkt.”
Minder foutgevoelig werken met de kassamodule
D’Ouwe Steen gebruikt ook de kassamodule. Vooral voor snelle verkopen aan de kassa werkt dit volgens het team erg prettig. “Voor een klant die snel een zak grind of een paar steentjes komt halen, maak je eenvoudig een kassabon aan.” Een belangrijk voordeel is de koppeling met de pinautomaat. Zodra een klant afrekent, wordt het bedrag direct doorgestuurd. “Je hoeft niets meer handmatig in te voeren. Daardoor haal je een stuk foutgevoeligheid eruit.”
Real-time inzicht door slimme koppelingen
Je merkt dat de software branchegericht is, vertelt Jeroen. Vooral de koppelingen met leveranciers en de manier van factureren werken heel mooi. "Daarnaast werkt D’Ouwe Steen nog steeds met King Software als boekhoudpakket. “Daardoor hebben we alles real-time beschikbaar.”
Implementatie met groeipijn
De implementatie van Smart Trade verliep in eerste instantie goed. Een van Smart Trade’s consultants kwam op locatie om alles op te starten en het team op weg te helpen. Toch bracht de overstap ook uitdagingen met zich mee. “Een verandering blijft altijd lastig. Zeker als je van iets komt wat goed werkte.” Volgens Jeroen vroeg dat soms best wat van het team.
De implementatie van een nieuw ERP-systeem heeft nou eenmaal impact op de hele organisatie. Medewerkers moeten wennen aan andere werkwijzen en processen opnieuw leren kennen. Wanneer iets daarbij nog niet loopt zoals verwacht, kost dat tijd. “Je moet het melden, wachten op een oplossing en ondertussen wil je gewoon verder.” Toch ziet hij duidelijk dat het systeem zich blijft ontwikkelen. “Het gaat steeds beter. De belangrijkste pijnpunten worden meestal snel opgepakt.”
Kijken naar het grotere geheel
Ondanks de uitdagingen tijdens de overstap kijkt Jeroen positief naar de toekomst van Smart Trade. Volgens hem is het belangrijk om verder te kijken dan de uitdagingen die bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem horen. “Er kunnen kleine problemen zijn, maar het grotere plaatje klopt gewoon.”
Juist daarom zou hij Smart Trade ook aanraden aan andere bedrijven in de branche. De branchegerichte software, de slimme koppelingen en de manier waarop het systeem continu wordt doorontwikkeld, geven hem vertrouwen in de toekomst.
Plan een demo of kennismakingsgesprek
U hoeft ons niet op ons woord te geloven, we komen het graag demonstreren. Wilt u meer weten? Of een demo plannen om de software zelf te ervaren?
Neem contact met ons op, dan vertellen we u graag meer.