Project
Scan & Herken: Slim, snel en foutloos facturen verwerken
Het verwerken van inkoopfacturen is vaak tijdrovend en foutgevoelig. Met de Scan & Herken-module van Smart Trade software automatiseer je dit proces volledig. In plaats van handmatig gegevens in te voeren, leest het systeem facturen automatisch in en koppelt deze direct aan inkooporders. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook dure fouten en zorgt voor een efficiënter financieel proces.
Wat is Scan & Herken?
Facturen verwerken zonder handmatig invoeren? Met Scan & Herken stuur je een inkoopfactuur naar een speciaal e-mailadres, waarna het systeem de gegevens automatisch inleest en klaarzet in Smart Trade software. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en maakt het hele proces efficiënter. De volledige factuur, inclusief artikelnummers, aantallen en prijzen, wordt overzichtelijk weergegeven in Smart Trade software.
Volgens Remco van Dam, software consultant bij Smart Trade, biedt de Scan & Herken-module een aanzienlijke tijdbesparing. “Je slaat veel stappen over,” legt hij uit. “Daardoor werk je sneller en efficiënter, wat uiteindelijk kosten bespaart. Soms scheelt het 10 tot 15 stappen, afhankelijk van de opmaak van de factuur."
Benieuwd naar de mogelijkheden van Scan en Herken?
Ontdek hoe Scan en Herken uw processen efficiënter maakt. Neem contact met ons op, dan vertellen we je graag meer.
Waarom overstappen op Scan & Herken?
Automatische factuurherkenning zorgt voor een aanzienlijke tijdbesparing. Waar je normaal gesproken handmatig inkoopfacturen invoert, neemt deze module dat werk volledig uit handen. Het systeem minimaliseert menselijke fouten, waardoor je minder tijd kwijt bent aan correcties en dubbele invoer. Een groot voordeel is de ingebouwde controlefunctie. Facturen worden direct vergeleken met de inkooporder en ontvangsten. Kloppen de aantallen en prijzen niet? Dan krijg je direct een melding. Dit voorkomt verrassingen en onnodige kosten.
Remco van Dam, softwareconsultant bij Smart Trade, legt uit: “Als je facturen boekt in een boekhoudpakket, wordt vaak alleen het totaalbedrag overgenomen. Met onze module wordt ook gecontroleerd of de aantallen en prijzen overeenkomen met de inkooporder en ontvangst. Stel dat je 100 vierkante meter hebt besteld, maar de factuur zegt 102 vierkante meter, dan wordt dat direct gesignaleerd. Dit soort controles heb je niet in standaard boekhoudpakketten.”
Automatische controles en foutloze factuurverwerking
Een fout op een factuur kan onnodige kosten veroorzaken. Daarom bevat Scan & Herken diverse ingebouwde controles. Het systeem checkt of de bedragen en aantallen overeenkomen met de inkooporder en herkent afwijkingen direct. Daarnaast signaleert de software ontbrekende gegevens, zoals fabrikantcodes of afleverbonnummers. Wanneer een factuur niet volledig is, biedt het systeem slimme suggesties om de juiste koppelingen te maken. Hierdoor blijven je administratie en boekhouding nauwkeurig en up-to-date.
Remco benadrukt het belang van deze controles:"Je wilt natuurlijk geen fouten maken bij het boeken van inkoopfacturen. Door de data automatisch in te lezen, voorkom je dat je iets verkeerd overneemt of invoert. Als er afwijkingen zijn in de inkoopprijs ten opzichte van de factuurprijs, wordt dit direct geïdentificeerd."
Naadloze koppeling met inkoopprocessen
De Scan & Herken-module werkt volledig samen met inkoopfacturen, ontvangsten en inkooporders binnen Smart Trade software. Dit betekent dat facturen automatisch worden gekoppeld aan de juiste bestelling, zonder dat je hier handmatig actie op hoeft te ondernemen. Deze integratie zorgt ervoor dat de module soepel samenwerkt met andere onderdelen van de software.
De toekomst van factuurverwerking met AI
De ontwikkeling van Scan & Herken stopt niet bij automatische herkenning. De volgende stap is de integratie van kunstmatige intelligentie (AI). Remco licht toe: “Op dit moment moeten we de factuurindeling van elke leverancier inleren, zodat het systeem begrijpt waar bepaalde informatie staat. Met AI hopen we dat proces te automatiseren, zodat het systeem nieuwe facturen automatisch herkent, ongeacht de opmaak.”
Ervaar zelf de voordelen van Scan & Herken
Wil je ontdekken hoe Scan & Herken jouw factuurverwerking efficiënter en foutloos maakt?
Neem contact op of lees meer over Smart Trade, en start vandaag nog met efficiënter werken!
Neem contact met ons op
Je hoeft ons niet op ons woord te geloven, we komen het graag demonstreren. Wil je meer weten? Neem contact met ons op, dan vertellen we je graag meer.